Meterai tempel dan e-meterai memiliki bentuk serta cara penggunaan yang berbeda, sehingga penggunaan gambar meterai pada dokumen PDF tidak dapat menggantikan e-meterai resmi. Kesalahan ini dapat menyebabkan dokumen ditolak, membuang waktu pengurusan, dan membuat kewajiban pajak belum terpenuhi.
Seorang staf administrasi menempelkan tangkapan layar meterai ke berkas PDF perusahaan. Tampilannya rapi, nominalnya benar, posisinya pun tepat. Dua hari kemudian berkas itu ditolak mitra usaha. Masalahnya bukan pada ketelitian, melainkan pada beda meterai tempel dan e-meterai yang belum dipahami.
Kekeliruan semacam ini menimbulkan dua kerugian sekaligus. Dokumennya harus diurus ulang dari awal, dan waktunya terbuang. Pada kasus tertentu, kewajiban pajaknya tetap dianggap belum terpenuhi.
Padahal perbedaannya diatur cukup rinci dalam undang-undang. Pembelian e-meterai pun sudah bisa dilakukan tanpa mendatangi loket mana pun. Yang perlu diluruskan lebih dulu adalah apa yang membedakan kedua bentuk itu.
Satu Fungsi, Dua Bentuk yang Diatur Terpisah
Tarifnya sama, mediumnya berbeda
Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 menyebut tiga bentuk meterai. Ada versi tempel, versi elektronik, dan bentuk lain yang ditetapkan menteri. Ketiganya berfungsi sebagai bukti pelunasan bea meterai atas sebuah dokumen.
Tarifnya pun identik, yaitu tarif tetap sepuluh ribu rupiah. Pertanyaan soal beda meterai tempel dan e-meterai muncul justru karena fungsinya sama. Yang membedakan keduanya adalah medium dan cara pengamanannya.
Perbedaan medium itu bukan sekadar soal selera. Dokumen kertas tidak bisa memuat versi elektronik, dan sebaliknya. Memilih bentuk yang keliru berarti kewajiban pajaknya belum terpenuhi.
Beda Meterai Tempel dan e-Meterai dari Sisi Ciri Resmi
Ciri umum dan ciri khusus pada versi kertas
Pasal 13 undang-undang tersebut mengatur ciri meterai tempel. Ciri umumnya memuat lambang negara Garuda Pancasila dan frasa Meterai Tempel. Tercantum pula angka yang menunjukkan nilai nominalnya.
Ciri khususnya berupa unsur pengaman pada desain, bahan, dan teknik cetak. Tiga hal itulah yang sulit ditiru oleh pemalsu. Pemeriksaannya karena itu bersifat fisik dan bisa dilakukan dengan tangan.
Pengaman pada versi elektronik
Pasal 14 mengatur hal yang sepenuhnya berbeda. Meterai elektronik disebut memiliki kode unik dan keterangan tertentu. Kode itulah yang mengikat meterai pada satu dokumen elektronik, bukan pada tampilannya.
Konsekuensinya besar dan sering tidak disadari. Gambar yang sama persis tidak otomatis sah bila kodenya tidak terikat. Pembuatan dan pendistribusiannya dilakukan Peruri, lalu diteruskan melalui distributor resmi.
Beda Meterai Tempel dan e-Meterai Saat Dipalsukan
Mesin cetak lawan salin tempel
Di sinilah perbedaannya paling jelas terasa. Versi kertas dipalsukan dengan mesin cetak. Pelakunya berusaha meniru desain, bahan, dan teknik cetaknya sekaligus.
Versi elektronik hampir tidak pernah dipalsukan dengan cara itu. Yang terjadi justru lebih sederhana: gambarnya disalin dari dokumen lain. Tiga pola berikut paling sering ditemui:
• Tangkapan layar meterai yang ditempelkan ke berkas baru
• Berkas lama yang isinya diubah setelah pembubuhan dilakukan
• Gambar meterai hasil unduhan dari internet
Ketiganya gagal pada tahap pemeriksaan. Keterangan di dalamnya tidak cocok dengan dokumen yang memuatnya. Pemalsuan jenis ini lebih mudah dibongkar daripada pemalsuan cetak.
Satu pencegahan sederhana justru sering diabaikan. Belilah hanya dari distributor atau pengecer yang ditunjuk resmi. Harga jualnya ditetapkan sama dengan nilai nominalnya. Penawaran di bawah nominal hampir pasti bermasalah.
Cara Memeriksa Keduanya Tanpa Alat Khusus
Pada dokumen kertas
Pemeriksaan versi tempel bersandar pada indra. Terawang desainnya ke arah cahaya, lalu rasakan tekstur permukaannya. Pastikan lambang negara dan frasa resminya tercetak tajam, bukan kabur.
Perhatikan juga kondisi fisiknya. Meterai yang pernah dilepas dari dokumen lain biasanya meninggalkan jejak. Tepinya tidak rata, dan lapisan perekatnya sudah menipis.
Satu hal lain layak diperhatikan. Pembubuhan harus dilakukan pada dokumen aslinya, bukan pada fotokopinya. Fotokopi yang memuat gambar meterai tidak dianggap sebagai pelunasan.
Pada berkas elektronik
Pemeriksaan versi digital justru lebih tegas hasilnya. Tiga hal berikut layak Anda lakukan:
• Buka berkas memakai pembaca PDF, bukan aplikasi galeri gambar
• Periksa panel tanda tangan untuk melihat keterangan pembubuhannya
• Pastikan tidak ada laporan bahwa dokumen berubah setelah dibubuhi
Hasilnya hanya ada dua, cocok atau tidak cocok. Tidak ada ruang untuk penilaian subjektif seperti pada versi kertas.
Memilih Bentuk yang Tepat untuk Dokumen Anda
Urutan yang disarankan
Pemilihan sebaiknya ditentukan sebelum dokumen dibuat. Urutan berikut membantu menghindari pengerjaan ulang:
1. Tentukan lebih dulu bentuk akhir dokumennya, kertas atau berkas digital
2. Pakai versi tempel bila dokumen akan diteken basah di atas kertas
3. Pakai versi elektronik bila dokumen beredar dan diarsipkan sebagai berkas
4. Hindari membubuhkan kedua bentuk pada satu dokumen yang sama
5. Simpan berkas aslinya, bukan hasil cetak maupun pindaiannya
Langkah keempat paling sering dilanggar karena alasan kehati-hatian. Pembubuhan ganda tidak menambah keabsahan apa pun. Pengeluarannya justru bertambah tanpa manfaat hukum.
Pertimbangkan juga volume dokumennya. Untuk puluhan berkas setiap bulan, pembubuhan digital lebih mudah ditelusuri. Riwayatnya tercatat, sehingga audit internal tidak perlu membongkar lemari arsip.
Yang terjadi bila berkas digital dicetak
Banyak orang mencetak dokumen yang sudah bermeterai elektronik. Hasil cetaknya boleh disimpan sebagai arsip biasa. Namun kodenya tidak lagi dapat diperiksa dari lembar kertas tersebut.
Menempatkan Keduanya pada Fungsinya
Yang sebaiknya disiapkan sejak awal
Memahami beda meterai tempel dan e-meterai membantu Anda memilih sejak awal. Keduanya sama-sama bukti pelunasan bea meterai atas sebuah dokumen. Keduanya juga sama-sama tidak memeriksa siapa yang menandatangani.
Untuk memastikan identitas penanda tangan, yang dibutuhkan adalah Tanda Tangan Digital bersertifikat. Meterai menjawab kewajiban pajak, sertifikat menjawab keaslian pihak. Satu dokumen penting sering memerlukan keduanya sekaligus.
ezSign adalah layanan milik PT Solusi Identitas Global Net. Statusnya tercatat sebagai penyelenggara sertifikasi elektronik non-instansi di bawah pengawasan Komdigi. Pembubuhan meterai elektronik terbitan Peruri dan tanda tangan bersertifikat dapat dibicarakan lebih dulu sebelum memutuskan.
Pertanyaan yang Sering Muncul
1. Apakah tarif kedua bentuk itu berbeda?
Tidak, keduanya memakai tarif tetap sepuluh ribu rupiah sesuai undang-undang.
2. Bolehkah mencetak dokumen yang sudah bermeterai elektronik?
Boleh untuk arsip, tetapi hasil cetaknya tidak lagi bisa diperiksa secara digital.
3. Apakah satu meterai elektronik bisa dipakai dua kali?
Tidak, setiap pembubuhan terikat pada satu dokumen dan tidak dapat digunakan ulang.
Tentang ezSign for Business
ezSign for Business adalah Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi di bawah naungan KOMDIGI Republik Indonesia. ezSign menyediakan layanan tanda tangan elektronik tersertifikasi yang menjamin keabsahan dan kekuatan hukum dokumen digital bagi bisnis dan institusi.
Press Release ini juga sudah tayang di VRITIMES
