Setiap perusahaan memang membutuhkan sistem yang bisa membantu pengelolaan manajemen agar lebih praktis. Nah, sistem inilah yang kemudian bisa Anda kenal dengan sistem ERP.
Pada dasarnya, ERP akan membantu proses pengelolaan perusahaan atau bisnis agar jadi lebih mudah. Karena seperti yang kita tahu, bisnis atau perusahaan memiliki banyak resources yang penting untuk senantiasa Anda kelola.
Pengelolaan dengan cara manual akan sangat memakan banyak waktu, tenaga, dan biaya. Selain itu, kemungkinan human error juga menjadi resiko lain yang perlu Anda pertimbangkan. Untuk itulah sistem ERP hadir sebagai solusi yang tepat.
Pengertian Sistem ERP dan Sejarahnya
Enterprise Resource Planning System atau sistem ERP adalah sebuah sistem, aplikasi, atau software yang bisa mengelola dan menghubungkan berbagai kebutuhan teknis dan fungsional perusahaan secara terintegrasi.
Jenis data yang bisa ERP kelola pun terbilang sangat bermacam-macam seperti data Sumber Daya Manusia (SDM), jumlah stok atau rantai pasokan, akuntansi perusahaan, penjualan, promosi, dan lain sebagainya.
Bentuk sistem ERP sendiri adalah seperti database besar yang terkumpul dalam satu tempat. Dengan berbekal data yang terintegrasi, perusahaan bisa lebih mudah dalam mengelola seluruh data dan sumber daya mereka.
Sejarah ERP sendiri bermula pada tahun 1990 dan diciptakan oleh Gartner. Tujuan ERP pada awalnya adalah untuk perencanaan sumber daya manufaktur dan rencana kebutuhan material. Kemudian ERP yang masih berbasis kertas berkembang luas menjadi Material Resource Planning (MRP) dan menjadi cikal bakal sistem modern yang Anda gunakan saat ini.
Cara Kerja Sistem ERP
Secara umum, ERP akan bekerja dalam satu sistem yang terintegrasi dan terpusat dalam satu database yang sama. Dalam database inilah seluruh pengelolaan data dan sumber daya bisnis bisa Anda lakukan dengan jauh lebih mudah.
Contoh implementasinya adalah ketika Anda mendapatkan pesanan dari konsumen. Secara otomatis, ERP akan mencatat pesanan tersebut dan mengirimkannya ke database distribusi agar pesanan bisa terpenuhi sesuai jadwal.
ERP pun secara otomatis bisa melihat seluruh data yang ada di database perusahaan. Mulai dari jumlah inventaris, waktu pengiriman, dan berbagai faktor lainnya.
Berbekal data ini, sistem bisa menentukan secara akurat pusat distribusi mana yang paling tepat untuk menangani dan menyelesaikan pesanan dari pelanggan tersebut. Seluruh divisi atau pihak lain dalam perusahaan pun bisa melihat proses tersebut.
Artinya, sistem ERP akan mengintegrasikan semua orang di satu database yang sama sehingga sistem manajemen dan operasional usaha bisa jauh lebih tertata, mudah, dan praktis.
Jenis-jenis ERP
Berdasarkan cara penggunaan dan implementasinya, ada beberapa jenis ERP yang bisa Anda dalam perusahaan. Masing-masing ERP ini nantinya juga memiliki karakteristik dan kelebihan yang berbeda-beda.
Anda bisa memilih salah satu dari jenis ERP tersebut sesuai dengan skala dan kebutuhan usaha. Berikut adalah beberapa jenis ERP tersebut:
1. Hybrid ERP
Pertama, ada jenis Hybrid ERP yang merupakan penggabungan ERP Cloud dan On-premise.
Jenis ERP ini bisa membuat perusahaan Anda memanfaatkan kelebihan dari kedua jenis ERP yang sudah ada.
Sebagian data akan dikelola di cloud, kemudian sebagian data lainnya akan tersimpan dan dikelola pada server perusahaan atau on-premise.
Anda bisa memilih jenis ERP ini jika memang sedang ingin beralih ke sistem cloud secara bertahap.
2. ERP Cloud
Selanjutnya ada ERP Cloud yang menggunakan hosting cloud untuk menyimpan data.
Dengan jenis ERP ini, perusahaan bisa mengakses sistem secara real time kapan saja, asalkan Anda memiliki koneksi internet.
Kelebihan dari jenis ERP ini adalah tidak membutuhkan penyimpanan server di suatu tempat tertentu.
Dari segi biaya awal, jenis ERP ini juga lebih murah, meski nantinya Anda harus mengeluarkan biaya untuk langganan layanan cloud.
3. ERP On-premise
ERP On-premise adalah sistem ERP yang berjalan di server perusahaan. Dengan sistem ini, perusahaan Anda memiliki kendali sepenuhnya terhadap seluruh infrastruktur dan data yang ada di dalam ERP.
Kelebihan ERP On-premise adalah sangat cocok jika perusahaan ingin menjaga eksklusivitas data perusahaan.
Akan tetapi, untuk menerapkan ERP ini membutuhkan biaya yang tidak sedikit, terutama untuk instalasinya.
Biaya perawatannya pun tergolong mahal karena mencakup pemeliharaan untuk perangkat lunak sekaligus perangkat keras.
4. ERP Open Source
Terakhir, ada jenis ERP Open Source yang artinya perusahaan bisa dengan bebas untuk mengembangkan dan memodifikasi kode sumber ERP.
Biasanya pengembangan dan modifikasi ini tergantung pada kebutuhan perusahaan.
Jenis ERP ini cocok sekali untuk perusahaan yang mencari fleksibilitas untuk pengelolaan data dan sumber daya.
Fungsi dan Manfaat Sistem ERP
Berikut adalah berbagai manfaat yang bisa Anda peroleh dari penggunaan ERP di perusahaan:
1. Analisis Data Perusahaan
Pertama, ERP bisa membantu perusahaan Anda dalam menganalisis dan melaporkan data secara lebih akurat.
Data inilah yang nantinya bisa sangat bermanfaat untuk pengambilan keputusan perusahaan.
2. Efisiensi dan Produktivitas Perusahaan yang Lebih Baik
Manfaat menggunakan ERP selanjutnya adalah membuat produktivitas dan efisiensi perusahaan menjadi lebih baik.
Mengapa? Karena ketika perencanaan dan pengelolaan data tertata, proses operasional perusahaan pun jadi efektif.
Mulai dari pemesanan, pengiriman, manajemen kualitas, keuangan, pengumpulan data, dan lain sebagainya.
3. Membantu Menghemat Biaya Operasional
Bagi perusahaan, biaya operasional memang membutuhkan perhitungan yang matang.
Pemakaian sistem ERP yang tepat juga akan berdampak pada penghematan biaya operasional perusahaan.
4. Keamanan Data Lebih Terjaga
Keuntungan lain dari penggunaan sistem ERP yang tepat adalah meningkatkan keamanan data perusahaan.
Ini karena setiap ERP biasanya sudah memiliki sistem keamanan terkini seperti kontrol pembatasan maupun firewall.
Dengan sistem keamanan yang kuat, seluruh data perusahaan bisa lebih aman dan akses ke data pusat bisa menjadi lebih terkontrol serta tidak sembarang orang bisa mengakses data tersebut.
5. Kolaborasi Antar Divisi atau Departemen
Terakhir, penggunaan sistem ERP yang tepat juga memungkinkan adanya kolaborasi antar divisi atau departemen.
Hanya lewat satu sistem yang sama, antar departemen bisa mengelola data atau file yang sama.
Contoh Sistem ERP
Sebenarnya ada banyak sekali contoh ERP yang bisa Anda gunakan untuk kebutuhan perusahaan.
Akan tetapi, Anda tetap perlu cermat dalam memilihnya karena tidak semua ERP tersebut bisa mengakomodasi kebutuhan perusahaan.
Contoh dan rekomendasi ERP terbaik yang bisa Anda gunakan adalah Oracle NetSuite.
Oracle NetSuite merupakan ERP Cloud yang dirancang untuk membantu perusahaan mengintegrasikan seluruh sumber daya dan data dengan lebih mudah.
Ada banyak manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan Oracle NetSuite, seperti optimalisasi supply chain, efisiensi warehouse yang lebih baik, visibilitas inventaris yang lebih baik, hingga manajemen keuangan otomatis.
Berkat berbagai fitur dan manfaat tersebut, pengelolaan dan manajemen sumber daya perusahaan bisa menjadi jauh lebih efisien.
Jadi, tunggu apalagi? Segera gunakan Oracle NetSuite untuk sistem ERP perusahaan yang efektif! Hubungi Virtuenet sekarang untuk demo gratis!
